Office Manager (w/m/d) - Büroleiter/In

Office Manager (w/m/d) - Büroleiter/In
11.03.2020
Als willensstarke, gut organisierte und absolut zuverlässige Persönlichkeit bist Du in der Position als Office Manager (w/m/d) Herz und Seele unserer Firmenzentrale in Berlin.

Als willensstarke, gut organisierte und absolut zuverlässige Persönlichkeit bist Du in der Position als Office Manager (w/m/d) Herz und Seele unserer Firmenzentrale in Berlin. Du arbeitest direkt der Geschäftsführung zu und bist verantwortlich für die reibungslosen Abläufe zwischen unserem operativen Tagesgeschäft, unserer Entwicklungsabteilung, der Forschungs- und der Vertriebsabteilung.

In dieser Schlüsselposition prägst Du nachhaltig unsere Office-Kultur, bist vertrauensvolle(r) Ansprechpartner/in für unsere Geschäftsleitung und bildest die Schnittstelle zwischen Netzwerkleitern, Netzwerkmanagern, Referenten, Teilnehmern und Mitgliedern unserer Netzwerkveranstaltungen und natürlich unseren Mitarbeitern.

Du hast die eigene organisatorische Verantwortung für das Sekretariat und die dort anfallenden Arbeitsabläufe. Als vertrauenswürdige(r) Ansprechpartner/in fungierst Du als erste Anlaufstelle bei allgemeinen sowie veranstaltungsspezifischen Fragen.

Darüberhinaus bist Du verantwortlich für das Erfassen und Weiterleiten von Rückmeldungen der entsprechenden Fortbildungsveranstaltungen an die ansprechenden Verantwortlichen und die Netzwerkmanager. Du bist Zuständig für die Überwachung der Netzwerkplanung sowie
Einhaltung von Fristen und Terminen. Zu Deinem Aufgabenspektrum gehören auch das Einholen von Angeboten, das Erstellen von Teilnahmezertifikaten und das Versenden von Veranstaltungsmaterialien an die Teilnehmer und Mitglieder unserer Fortbildungsnetzwerke.

Mit Deinem ausgeprägten Gestaltungswillen entwickelst und implementierst du Konzepte zur Optimierung interner Dienstleistungen und verbesserst interne Prozesse zwischen hausinternen Schnittstellen. Du arbeitest dienstleistungsorientiert und kooperierst kompetent mit Referenten, Tagungsstätten und externen Dienstleistern . Dazu zählen auch Vertragsverhandlungen und -abschlüsse, das Bestellwesen und Beschwerdemanagement sowie die Rechnungsprüfung.

Dein Fingerspitzengefühl und diplomatisches Geschick lassen dich im Kontakt mit Ansprechpartnern verschiedenster Hierarchieebenen sicher, taktisch klug und stets auf Augenhöhe agieren.

Du bist mitverantwortlich für die Gestaltung und Organisation interner Veranstaltungen und arbeitest in standortübergreifenden Projekten innerhalb Deutschlands mit. Bei all Deinen Aufgaben hast Du immer eine gelebte Wertewelt, die sich in unserer Office-Kultur wiederspiegelt im Blick. Durch aktive Gestaltung stellst Du sicher, dass diese offen, wertschätzend und von Mitarbeiterzusammenhalt geprägt ist.

Du hast ein wachsames Auge für Details und berichtest direkt an Deinene regionalen Standortleiter in Berlin Deine Hauptaufgabe besteht darin, für geordnete und fristgerechte Abläufe im Büro und in der Vor- und Nachbereitung unserer Veranstaltungen zu sorgen. Du bist Teil eines jungen, dynamischen und selbstbewußten Teams, dessen Zusammenarbeit durch gegenseitige Unterstützung, Professionalität und auch durch gute Laune und Humor, also Spaß bei und an der Arbeit geprägt ist. Deine Wegbegleiter bei JUC sind unser Standortleiter und in der Einarbeitung auch die Leiter der Entwicklungsabteilung, ein erfahrener Office Manager sowie viele Fachkollegen aus verschiedenen Funktionen, die Dich bei Deiner Etablierung und Weiterentwicklung im Unternehmen unterstützen.
 

DEIN PROFIL UND DEINE KENNTNISSE

  • Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung ist wünschenswert. Quereinsteigern gegenüber sind wir aufgeschlossen und begrüßen Bewerbungen aus anderen Fachbereichen.
  • Zwingend erforderlich ist der professionelle Umgang mit einer office suite (insbesondere Excel oder calc, outlook oder thunderbird und word oder latech).
  • Erfahrungen im Umgang mit einem CMS und CMR System sind hilfreich, aber keine Voraussetzung.
  • Englischkenntnisse auf B2 Niveau sind von Vorteil aber keine zwingende Voraussetzung.
  • angenehme (Telefon)stimme
  • Büroerfahrung und Tabellenkalkulation runden dein Profil ab
     

DEINE PERSÖNLICHKEIT

  • Du bist achtsam, taktvoll und höflich, ebenso wie aufgeschlossen und hast ein offenes Ohr für neue Ideen und die Bedürfnisse von anderen.
  • Du bist dynamisch, engagiert und stets bestrebt, dich selbst zu verbessern.
  • Du bist interessiert und wissbegierig
  • Du bist freundlich, höflich und hast ein feines kommunikatives Fingerspitzengefühl und bist diplomatisch geschickt im Umgang mit unterschiedlichen Beteiligten.
  • Verschwiegenheit und Vertrauenswürdigkeit sind für Dich selbstverständlich.
  • Du bist kreativ, gehst pragmatisch vor und bleibst immer offen für Neues.
  • Dein sicheres Auftreten und Deine empathische Persönlichkeit runden Dein Profil ab. Teamfähigkeit ist dir sehr wichtig.
  • Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und Sorgfalt sind Werte mit denen du dich rundum identifizierst.
     

DEINE ARBEITSWEISE

  • Eine eigenständige, vor allem eigenverantwortliche Arbeitspraxis ist zwingend erforderlich
  • Du verfügst über eine hohe Einsatzbereitschaft und lebst bewusst eine „can-do-attitude“
  • Du arbeitest strukturiert und eigenständig,  hast ein scharfes Auge für Details und setzt Prioritäten sinnvoll und nachhaltig.
  • Du hast eine hohe Auffassungsgabe und dank Deiner Entscheidungsstärke fällt es Dir leicht, Themen proaktiv voranzutreiben und schnell sinnvolle  Lösungen zu finden.
  • Du setzt Ressouren sinnvoll ein und gehst vorsichtig mit Ihnen um.
  • Du bist flexibel, kannst gut improvisieren und gehst vor allem lösungsorientiert vor.
  • Du hast ein Organisationstalent, kannst hervorragend koordinieren und vor allem sehr gut und schnell organisieren und hast ein entsprechendes.
     

DEINE ERFAHRUNGEN UND QUALIFIKATIONEN

  • Du verfügst über mehrjährige Erfahrung im Bereich der Büroorganisation oder in einer vergleichbaren Position.
  • Das MS Office-Paket beherrschst Du sicher, vor allem bist Du sicher im Umgang mit MS Excel oder vergleichbarer Tabellenkalkulation.
  • Deine Deutschkenntnisse sind überdurchschnittlich gut in Wort und Schrift.
     

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Werde Teil unserer dynamischen Unternehmenskultur und bringe Deine Ideen aktiv in unser innovatives Arbeitsumfeld ein! Wir bieten eine leistungsgerechte Vergütung sowie die Möglichkeit, etwas zu bewegen.
 

DEIN KONTAKT

Du willst unser Team mit Deinem Engagement bereichern? Dann freuen wir uns auf Deine vollständige Bewerbung unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und Deines angestrebten Eintrittstermins.
 

JETZT BEWERBEN 

Deine Ansprechpartnerin ist Frau Daniela Rutkowski, JUC Deutschland GmbH (dr@juc.de).
 

CHANCENGLEICHHEIT

JUC ist ein Equal Opportunity Employer. Alle qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber werden unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Religion, Weltanschauung oder einer Behinderung berücksichtigt.